業務に着手する前にしておくべきこと

新人行政書士事務所の開業・運営・営業・実務マニュアル

行政書士の仕事というのは、一般の人には分かりにくいものです。

ですから、仕事を依頼されて業務に着手する前に、顧客に対して十分な説明と理解を得ておくことが肝心になってきます。

これを怠ると深刻なトラブルの元にもなりかねませんので、まずは以下のような点を心がけておきましょう。

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業務範囲、期限、料金を明確にする

依頼を引き受ける際には、まず業務範囲、期限、料金を明確に説明・納得してもらわなければなりません。

業務範囲

事前に自分の仕事を顧客にわかりやすく説明し、どこからどこまでを業務として行うのかを確認しましょう。

事前に業務範囲を説明せず、仕事を始めた後になってから、『行政書士の業務範囲はここまでなので、その仕事はできません』などというのは、トラブルの原因になります。

できれば、行政書士の業務範囲をきちんと説明した上で、その他の専門家が必要であるならば、その専門家を自分が紹介できるようにしておくのがベターです。

期限

ビジネスにおいては、期限を明確にしないで受注するというのはまずあり得ません。

業務に着手する前でも、およその期間はわかるはずです。話の中で顧客の希望と隔たりがあるような場合には、きちんと根拠を示して理解を得ておくことが重要です。

料金

お金の問題となる料金は、顧客との間で最もトラブルが生じやすいと言えます。

例えば、自分がレストランに入って500円のカレーを注文した後に、店から『やっぱり料金が1,000円に上がりました』などと言われたら、とても納得できないでしょう。

行政書士の仕事においても、この料金は特に注意しなければなりません。料金はケース・バイ・ケースになります、という説明も絶対にNGです。

まして、数十万円単位の業務であればなおさらです。

事前にきちんと料金の根拠を示し、顧客に十分説明・納得してもらいましょう。

さらにトラブルを防止するために行っておくこと

業務範囲、期限、料金の3点は、とにかく最初に顧客へ伝えることが重要です。

また、口頭で説明して条件を納得してもらったら、その後に詳細をメールで送っておくことを徹底しましょう。口頭での説明のみでは、後に言った言わないの水掛け論となるおそれもあります。

こうした点はビジネスにおいては常識なのですが、法律専門職という特殊な仕事であるがゆえに、つい怠りがちな部分でもあります。

新人行政書士のうちは、この仕事がどれくらいの料金で、どのくらいの時間がかかるのか、といった点を明確に伝えるのは少し難しいかもしれません。

しかし、少なくとも自分の専門分野として掲げている業務については、事前に料金や仕事の内容をきちんと決めておき、顧客に説明できるようにしておきましょう。