作成した書類のチェックは念入りに~いつも完璧はあり得ないと心得る

新人行政書士事務所の開業・運営・営業・実務マニュアル 行政書士の実務

行政書士は言うまでもなく書類作成のプロです。当然、間違いのない書類を作成することが求められます。

ただ、プロである行政書士も人間ですから、残念ながら『うっかりミス』というのはどうしても付き物です。特に誤字脱字、押印漏れなどは出てきてしまうことがあります。

もちろん、作成した書類は何度もチェックしなければなりません。しかし不思議なことに、何度もチェックしたはずなのに、うっかりミスをしてしまう。

致命的なミスにはならなくても、やはりプロとして恥ずかしくないよう、ミスをなくしていく努力や体制づくりをしていかなければなりません。

できる限りミスのない書類作成をするためには

人間というのは不思議なもので、他人のミスには結構すぐに気づいても、自分のミスには気づかないことが多いものです。

私も恥ずかしながら、開業当初は『うっかりミス』をしてしまったことが何度かあります。

幸い、致命的なミスをしたことはありませんが、やはりプロとしては恥ずかしいですよね。

事務所にスタッフがいるのであれば、ダブルチェックなどの対策をとることができますが、開業間もない新人行政書士の方は、次のような方法をとってみることをお勧めします。

時間を空けて再度チェック

自分が作成した書類、特に自信をもって仕上げた書類というのは、ろくにチェックもしないでそのままにしてしまうことがあります。

しかし、たとえ簡単なものであってもミスはある、という意識を普段から心がけておくことです。

作成してからすぐに何度もチェックしている方は多いと思いますが、書類をチェックする際には、少し時間を置いてから再チェックしてみましょう。

もし、夜に書類を作成したのであれば、翌日にもう一度チェックするといったように、時間を空けてみると、意外と簡単な誤字脱字などに気づいたりします。

朝に書類を作成したのであれば、夜にもう一度チェックしてみるといったように、時間を空けて再チェックするようにしてみてください。

ちなみに、自宅開業の方で家族に書類をチェックしてもらう、といったことは絶対にNGです。

行政書士は守秘義務が課せられています。補助者登録してしない限りは、たとえ家族であっても書類をチェックさせるようなことはできません。念のため。

念のため捨印をもらっておく

これはミスを防ぐというよりも、ミスに対する対処的なものではあるのですが、捨印での訂正が可能な書類に関しては、一応念のため捨印をもらっておきましょう。

捨印があれば、もし誤字脱字などがあっても訂正ができますので(もちろん、捨印は使わないに越したことはありません)。

なお、捨印がなぜ役に立つのか、捨印でどのように訂正を行うのか、といったことについては、実務家として勉強していればすぐに分かりますので、ここでは説明を割愛させていただきます。

書類作成のプロという自覚をもつこと

『たかが誤字脱字くらい』と思う方がいるかもしれませんが、お金をもらって仕事をしているというプロ意識をしっかり自覚し、緊張感をもって仕事をしましょう。

こうした普段からの心がけと自覚が、致命的なミスを防ぐことにもつながっていきます。これは新人行政書士に限らず、ベテランでも同じことです。

何より、ミスの多い仕事をしていると、顧客からの信頼感も得られません。

何度も同じ書類への記入や押印をしてもらっているようでは、プロとしての力量を疑われてしまいます。一度失った信頼感を取り戻すのは容易なことではありません。

基本的なことではありますが、これはとても大事なことですよ。