作成した書類のチェックは念入りに~いつも完璧はあり得ないと心得る

新人行政書士事務所の開業・運営・営業・実務マニュアル 行政書士の実務

行政書士は言うまでもなく書類作成のプロです。

当然、ミスのない書類を作成することが求められます。

ただ、プロである行政書士も人間ですから、残念ながら『うっかりミス』というのは出てきてしまうことがあります。特に誤字脱字、押印漏れなどはありがちなミスです。

もちろん、作成した書類は何度も念入りにチェックしなければなりません。ただ不思議なことに、何度もチェックしたはずなのにうっかりミスをしてしまう。

そこで、致命的なミスにはならなくても、やはりプロとして恥ずかしくないようにミスをなくしていく意識や体制づくりをしていかなければなりません。

できる限りミスのない書類作成をするためには?

人間というのは不思議なもので、他人のミスには結構すぐに気づいても、自分のミスには案外気づかないことが多いものです。

私も恥ずかしながら、開業当初は『うっかりミス』をしてしまったことが何度かあります。

幸い、事務所経営の危機となるような致命的ミスをしたことはありませんが、やはりミスが出るとプロとしては恥ずかしいことですよね。

事務所にスタッフがいるのであればダブルチェックなどの対策をとることができますが、開業間もない新人行政書士の方は、次のような方法をとってみることをお勧めします。

時間を空けて再度チェックする

自分が作成した書類、特に自信をもって仕上げた書類というのは、ろくにチェックもしないでそのままにしてしまうことがあります。

しかし、たとえ簡単な書類であってもミスはあり得る、という意識を常に心がけておくことです。

作成してからすぐに何度もチェックしている方は多いと思いますが、書類をチェックする際には少し時間を置いてから再チェックしてみましょう。

もし、夜に書類を作成したのであれば翌日にもう一度チェックするといったように、時間を空けてみると、意外と簡単な誤字脱字などに気づいたりします。

朝に書類を作成したのであれば夜にもう一度チェックしてみるといったように、時間を空けて再チェックするようにしてみてください。

ちなみに、自宅開業の方で家族に書類のチェックを頼む、などといったことは絶対にNGですから注意してください。

行政書士は法律で厳しい守秘義務が課せられています。

補助者登録してしない限り、たとえ家族であっても作成した書類をチェックさせるようなことは論外です。念のため。

念のために捨印をもらっておく

これはミスを防ぐというよりも、ミスに対する対処法的なものではあります。捨印での訂正が可能な書類に関しては、一応念のため捨印をもらっておきましょう。

捨印があれば、軽微な誤字脱字であれば訂正ができます(もちろん、捨印は使わないに越したことはありません)。

なお捨印とは何か、捨印でどのように訂正を行うのか、といったことについては実務家として勉強していればすぐに分かることなので、ここでは説明を割愛させていただきます。

書類作成のプロという自覚をもつ~ミスは恥ずかしいこと

中には『たかが少しの誤字脱字くらい』と思う方がいるかもしれません。

しかし、繰り返すようですが行政書士は書類作成のプロフェッショナル、国家資格者です。

報酬をいただいて仕事をしているというプロ意識をしっかりもち、常に緊張感をもって仕事に取り組みましょう。

プロとしては、ちょっとしたミスであっても『恥ずかしいこと』と思わなければいけません。

こうした普段からの心がけと自覚が、致命的なミスを防ぐことにもつながっていきます。これは新人行政書士に限らず、中堅どころやベテランでも同じことです。

ミスの多い雑な仕事をしているようでは信頼も信用も失う

何よりミスの多い雑な仕事をしていると、顧客からの信頼感も得られません。

何度も同じ書類への記入や訂正、押印をしてもらっているような仕事をしていては、まずプロとしての力量を疑われてしまいます。

そして一度失った信頼感を取り戻すのは容易なことではありません。信用と信頼というのは行政書士の命綱ともいえるものですからね。

基本中の基本ではありますが、これはとても大事なことですよ。