行政書士が業務に着手する前にしておくべきこと

新人行政書士事務所の開業・運営・営業・実務マニュアル 行政書士の実務

行政書士の仕事というのは、一般の人には分かりにくいものです。

また、顧客からは自分の仕事内容が見えにくい面もあります。

ですから、仕事を依頼されて業務に着手する前に、顧客に対して十分な説明と理解を得ておくことや、きちんと報酬が支払われるようにすることが肝心になってきます。

これを怠ると顧客との深刻なトラブルだけでなく、今後の仕事にも影響が出ることにもなりかねませんので、まずは以下のような点を常に心がけておきましょう。

業務範囲、期限、料金を明確にする

依頼を引き受ける際には、まず業務範囲、期限、料金を明確に説明・納得してもらわなければなりません。

行政書士の業務範囲

事前に自分の仕事を顧客にわかりやすく説明し、どこからどこまでを業務として行うのかを確認しましょう。

事前に業務範囲を説明せず、仕事を始めた後になってから、『行政書士の業務範囲はここまでなので、その仕事はできません』などというのは、トラブルの原因になります。

できれば、行政書士の業務範囲をきちんと説明した上で、その他の専門家が必要であるならば、信頼できる専門家を自分が紹介できるようにしておくのがベターです。

業務内容の期限

ビジネスにおいては、期限を明確にしないで受注するというのはまずあり得ません。

業務に着手する前でも、おおよその期間はわかるはずです。

話の中で顧客の希望と隔たりがあるような場合には、きちんと根拠を示して理解を得ておくことが重要です。

業務内容によっては、期限の問題をはっきりしておかないと、損害賠償請求されてしまうこともありますので、事前にしっかり確認しておく必要があります。

料金(行政書士報酬額)

お金の問題となる料金は、顧客との間で最もトラブルが生じやすいと言えます。

例えば、自分がレストランに入って500円のカレーを注文した後に、店から『やっぱり料金が1,000円に上がりました』などと言われたら、とても納得できないでしょう。

行政書士の仕事においても、この料金は特に注意しなければなりません。

料金はケース・バイ・ケースで請求させていただきます、という説明も絶対にNGです。顧客に納得してもらうためには、やはり料金は明確に示さなければなりません。

まして、数十万円単位の大きな業務であればなおさらです。

事前に綿密な見積もりを行ったうえで、料金の根拠を示し、顧客に十分説明・納得してもらうことが大切です。

新人行政書士に限りませんが、適正な見積もり額を決めるために、一度事務所に持ち帰らせてもらい、正確な見積もり額を出すようにしましょう。

さらにトラブルを防止するために行っておくこと

業務範囲、期限、料金の3点は、とにかく業務の着手前に顧客へ伝えることが重要です。

口頭で説明して条件を納得してもらったら、その後に詳細をメールで送っておくことを徹底しましょう。口頭での説明のみでは、後に言った言わないの水掛け論となるおそれもあります。

また、業務範囲や期限、料金について顧客としっかり合意できたのであれば、行政書士業務委託契約書を必ず締結します。

こうした点はビジネスにおいては常識なのですが、法律専門職という特殊な仕事であるがゆえに、つい怠りがちな部分でもあります。

新人行政書士のうちは、この仕事がどれくらいの料金で、どのくらいの時間がかかるのか、といった点を明確に伝えるのは少し難しいかもしれません。

しかし、少なくとも自分の専門分野として掲げている業務については、事前に仕事の内容をきちんと理解しておき、しっかり顧客に説明できるようにしておきましょう。