業務に着手する前にしておくべきこと

新人行政書士事務所の開業・運営・営業・実務マニュアル 行政書士の実務

行政書士の仕事というのは、一般の人には分かりにくいものです。

また、顧客からは自分の仕事内容が見えにくい面もあります。

ですから、仕事を依頼されて業務に着手する前に、顧客に対して十分な説明と理解を得ておくことや、きちんと報酬が支払われるようにすることが肝心になってきます。

これを怠ると顧客との深刻なトラブルだけでなく、今後の仕事にも影響が出ることにもなりかねませんので、まずは以下のような点を常に心がけておきましょう。

業務範囲、期限、料金を明確にする

依頼を引き受ける際には、まず業務範囲、期限、料金を明確に説明・納得してもらわなければなりません。

行政書士の業務範囲

事前に自分の仕事を顧客にわかりやすく説明し、どこからどこまでを業務として行うのかを確認しましょう。

事前に業務範囲を説明せず、仕事を始めた後になってから、『行政書士の業務範囲はここまでなので、その仕事はできません』などというのは、トラブルの原因になります。

できれば、行政書士の業務範囲をきちんと説明した上で、その他の専門家が必要であるならば、信頼できる専門家を自分が紹介できるようにしておくのがベターです。

行政書士は他士業の人脈をつくることが重要
行政書士として仕事を進めていると、他士業の業務分野に遭遇することが多々あります。 このような場合、顧客サービスとして信頼できる他の士業を紹介するなり、連携するなどして案件にあたる必要性が出てくるのです。 顧客にとっては、あちこちの士業を探し回るというのは大変です。ですから、顧客に対してワ...

業務内容の期限

ビジネスにおいては、期限を明確にしないで受注するというのはまずあり得ません。

業務に着手する前でも、おおよその期間はわかるはずです。

話の中で顧客の希望と隔たりがあるような場合には、きちんと根拠を示して理解を得ておくことが重要です。

業務内容によっては、期限の問題をはっきりしておかないと、損害賠償請求されてしまうこともありますので、事前にしっかり確認しておく必要があります。

料金(行政書士報酬額)

お金の問題となる料金は、顧客との間で最もトラブルが生じやすいと言えます。

例えば、自分がレストランに入って500円のカレーを注文した後に、店から『やっぱり料金が1,000円に上がりました』などと言われたら、とても納得できないでしょう。

行政書士の仕事においても、この料金は特に注意しなければなりません。

料金はケース・バイ・ケースで請求させていただきます、という説明も絶対にNGです。顧客に納得してもらうためには、やはり料金は明確に示さなければなりません。

まして、数十万円単位の大きな業務であればなおさらです。

事前に綿密な見積もりを行ったうえで、料金の根拠を示し、顧客に十分説明・納得してもらうことが大切です。

新人行政書士に限りませんが、適正な見積もり額を決めるために、一度事務所に持ち帰らせてもらい、正確な見積もり額を出すようにしましょう。

報酬額の見積もりは迅速かつ正確に出すこと
顧客が行政書士に業務を依頼するにあたっては、やはり業務報酬額がいくらなのかという点が一番気になるところです。 すでに多くの業務を経験してきていれば、必要な業務の動きがすでに十分頭に入っているので、その場で正確な見積もりを出すことも可能だと思います。 しかし、まだ実績の少ない新人行政書士の...

さらにトラブルを防止するために行っておくこと

業務範囲、期限、料金の3点は、とにかく業務の着手前に顧客へ伝えることが重要です。

口頭で説明して条件を納得してもらったら、その後に詳細をメールで送っておくことを徹底しましょう。口頭での説明のみでは、後に言った言わないの水掛け論となるおそれもあります。

また、業務範囲や期限、料金について顧客としっかり合意できたのであれば、行政書士業務委託契約書を必ず締結します。

行政書士業務委託契約書をきちんと締結していますか?
業務の依頼を受け、顧客が見積もり額に納得した後、顧客との間で締結する書面が『行政書士業務委託契約書』です。 これは文字通り、行政書士が業務を受託するにあたって顧客と結ぶ契約書であり、業務上のトラブルや報酬に関するトラブルなどを未然に防止する役割がある、非常に大事な契約です。 私たち行政書...

こうした点はビジネスにおいては常識なのですが、法律専門職という特殊な仕事であるがゆえに、つい怠りがちな部分でもあります。

新人行政書士のうちは、この仕事がどれくらいの料金で、どのくらいの時間がかかるのか、といった点を明確に伝えるのは少し難しいかもしれません。

しかし、少なくとも自分の専門分野として掲げている業務については、事前に仕事の内容をきちんと理解しておき、しっかり顧客に説明できるようにしておきましょう。

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