どの業務分野でもヒアリングシートは重要です

新人行政書士事務所の開業・運営・営業・実務マニュアル

どの分野の仕事でも、業務を受注し、まず行うのは顧客からのヒアリングです。

しかし、顧客からどのような内容をヒアリングしなければならないのか、といったことをしっかり決めておかないと、書類作成や手続きにあたって、何度も顧客に確認しなければならなくなったり、無駄な動きが生じてしまうことになります。

また、重要な部分を聞き漏らしてしまい、業務が行えないような事態になると、最悪の場合、損害賠償請求を受けてしまうといったことにもなりかねません。

そこで、業務を円滑かつ確実に進めるためにも、ヒアリングシートの作成というのが重要になってくるのです。

主要業務やメイン業務のヒアリングシートの作成

とはいえ、新人行政書士が、いきなり最初から自分で完璧なヒアリングシートを作成することは難しいと思います。

ですから、行政書士の主要業務に関しては、ヒアリングシートが収録されている書式集を購入してしまうというのが手っ取り早いでしょう。

私がベースとして使っているのは、日本法令の『行政書士業務書式文例集』というものです。もっと高価なものを勧めている方もいますが、ベースとしてはこれで十分だと思います。

一般的な行政書士の主要業務である建設業関連や法人設立、風俗営業関連などのチェックシートも収録されていますので、許認可系の業務については、これをベースに自分でかなりアレンジして使っています。

また、相続手続きや遺言書作成といった法務系の仕事に関しても、顧客からのヒアリングは欠かせません。

この業務では何を聞き取ればいいのか、といったことは、きちんとヒアリングシートを使って丁寧に行うことが重要です。これは新人行政書士だけでなく、ある程度業歴を積んだ行政書士でも同じです。

特に、自分がメインに据えようとしている業務に関しては、必ず詳細なヒアリングシートを作成しておきましょう。

ヒアリングシートは顧客の安心にもつながる

ヒアリングシートは業務を円滑に進めるうえでも重要ですが、きちんとヒアリングした内容を書き込んでいくというのは、顧客の安心感にもつながります。

何度も話した内容を顧客に改めて確認するというのでは、顧客も不安になります。また、『それは前に話したじゃないか』といった無用なトラブルにも発展しかねません。

たかが数枚のシートであっても、スムーズかつ確実な仕事をするうえで、ヒアリングシートというのはとても重要なのです。

行政書士は書類作成の専門家です。プロとしてスマートに仕事を行うためにも、ヒアリングシートは必ず作成しておきましょう。

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