モバイル環境を充実させて仕事効率をアップする

新人行政書士事務所の開業・運営・営業・実務マニュアル 行政書士事務所運営・経営

行政書士は一日中ずっと事務所で仕事をしているわけではありません。

様々な書類の取得や提出、時には多くの時間を費やして、遠方に外出したりすることも多々あります。むしろ事務所にいるよりも、外出している時間の方が多いかもしれません。

そこで時間を無駄なく使い、仕事の効率をより高めるためにも、やはりモバイル環境の整備というのを考えていかなくてはなりません。

こうした環境があるのとないのとでは、仕事の効率が大きく違ってきます。

要は、事務所にいなくても仕事ができる環境づくりを進めていくということです。

移動中や空き時間にも仕事ができる

今では、ほとんどの方がスマートフォンを利用していると思います。メールのチェックや返信、簡単な作業であれば、スマートフォンだけで事足りることも多いかもしれません。

ただ、やはり書類の確認や作成においては、まずパソコンがあると便利です。

最近のパソコンは軽量なうえにバッテリーでの駆動時間も長くなってきていますから、それほど持ち歩きが大変ということもありません。

ちなみに、私は移動の際に高速通信のモバイルルーターとパソコンに加えて、タブレットも持ち歩いています。

移動中の簡単なメール返信や書類の確認などはタブレットを使い、急ぎの書類や資料の作成などが必要な場合は、移動中の空き時間にカフェなどでパソコンを使用して作業しています。

クラウドサービスを利用することで、インターネットに接続できる環境であればどこでも仕事ができるようになります。便利な時代になりましたね。

スマートフォンでも可能だとは思うのですが、やはり画面が大きく、作業効率がよいということもあって、パソコンやタブレットを利用するようにしています。

セキュリティなどには細心の注意を

最近はフリーのWi-Fiが使える場所も多くなってきていますが、安易にこれを利用して通信するのは少し注意した方がよいかもしれません。

単にSNSをチェックしたりするくらいであれば問題ないとは思いますが、やはり仕事で利用するとなると、どうしても気になるのはセキュリティ面です。

フリーのWi-Fiはセキュリティがかなり甘いので、悪意ある人が通信の傍受をしようと思えば簡単にできてしまいます。

重要な書類や資料の作成や顧客とのやり取りなどは、やはりセキュリティのかかっている通信環境で行った方がよいでしょう。

特に、行政書士の仕事は個人情報や機密情報も取り扱う関係上、そうした面にも細心の注意を払う必要があります。

情報管理を甘くみていると、事務所経営に多大なダメージを受けたり、損失を被ることにもなりかねませんので十分な注意が必要です。

仕事効率を高めることは利益にもつながる

こうしてモバイル環境を充実させ、限られた時間でより効率的な仕事ができるのは、結果として事務所の利益にもつながってきます。

特に、一人行政書士事務所の場合には、いかに効率的な仕事をして利益をあげていくかが重要となります。何しろ自分の体はひとつしかありませんので。

事務所でなければできない、ということをできる限り減らしていくことは、これからの時代に仕事をしていくうえでは必須になってきています。

今はモバイル環境を整えるのも比較的容易にできます。多少のコストはかかりますが、それ以上の利点があるのです。

私は素人なのでこの程度の環境で仕事をしていますが、こうした分野に詳しい方や大きな事務所は、もっと高度な環境を構築して仕事をしていることでしょう。

開業当初はまず営業することが優先

もっとも、こうした環境を整えるのは、ある程度仕事が軌道に乗り、多数の案件を抱えてからでも遅くはありません。

開業当初の行政書士が優先すべきは、まず集客や営業活動です。仕事がなければ効率化する必要性もありませんので。

外出して空き時間ができたら、スキマ時間を使って事務所の存在を少しでも多くの人に周知してもらう活動にあてるようにしましょう。アナログ営業も大事ですからね。

そうして様々な営業活動の成果が出てきたら、時間を効率的に使ってさらに利益を上げるためにも、ぜひモバイル環境の充実という点にも着目してみてください。