今の行政書士に『パソコンが苦手』は通用しない?

新人行政書士事務所の開業・運営・営業・実務マニュアル

行政書士事務所の業務においても、パソコンは必需品です。

ホームページの作成や電子申請、各種書類の作成など、今や行政書士業務にパソコンでの作業は欠かせません。

また、多くの個人情報や機密情報を取り扱う機会の多い行政書士は、セキュリティなどへの意識も高くもっておかなければなりません。

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日々たまっていく書類の扱いは

行政書士として日常の業務を行っていると、申請した書類の控えなどが日々どんどん溜まっていきます。

開業当初はファイルに綴って書庫に保管しておけば済みますが、やがて仕事をこなすようになってくると、スペースにも限界が生じてきます。

そのため、ある程度一定の期間が経過した書類等については、パソコン上にデータとして保管しておくことも検討しなければなりません。

手書きの書類などはスキャナーで取り込めば、データとして保存できます。

ただし、問題なのは、パソコンのデータというのは突然破損する恐れがあることです。

パソコンの部品は簡単に交換できますが、破損したデータというのは特殊な方法を用いない限り、すべて失われてしまうことになります。

自らで防御策を講じておく必要性

そこで、データの破損に備える一番簡単な方法としては、外付けのハードディスクなどを複数台用意し、それぞれにバックアップをとることです。

普段仕事で使用しているパソコンだけでなく、複数のバックアップをとっておけば、大切なデータをひとまず守ることができます。

現在はハードディスクやSSDといった記録媒体が比較的安価で手に入るので、大切なデータは常にバックアップをとる習慣をつけましょう。

セキュリティへの意識を高くもつ

行政書士が扱う情報というのは、個人情報や機密情報も多く含まれます。こうした情報のセキュリティへの意識を高くもつことも重要です。

行政書士として稼げるようになれば、このような点は外注することも可能ですが、開業当初の新人行政書士は、自分で防御策を講じなければなりません。

今やパソコンが苦手、というのではまったく仕事になりませんので、そうした点もよく勉強しておく必要があります。

エンジニアなどプロ級の知識までは必要ありませんが、最低限、パソコン周りのトラブルに対応できるだけの知識はつけておきましょう。

SNSでの情報漏えいにも注意

TwitterやFacebookといったSNSで情報発信する行政書士も増えてきましたが、その際にも注意する点があります。

例えば、『今日は○○建設での打ち合わせです』などといった顧客の具体名を出してしまうのは当然ながらNGです。

また、『今日は午後に離婚の相談で苦労した』などの書き込みも、個人情報は直接明かしてはいないものの、もしその顧客がこの書き込みを見たら、やはり専門家として信用されなくなってしまいます。

SNSは手軽に情報発信できる半面、使い方を誤ると事務所経営にも大きなダメージとなりかねませんので、その点は十分な注意が必要です。

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